Aktieboken är en obligatorisk bolagshandling i ett aktiebolag. Den ska visa vilka som är aktieägare och hur aktierna är fördelade. När bolaget bildas ska aktieboken tas fram direkt med uppgifterna om de aktier som tecknats vid bolagsbildningen, så att aktieboken från början speglar ägarförhållandena.
Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.
Utgå från bolagets dokumentation
För att skapa aktieboken korrekt behöver du arbeta med rätt underlag. Stiftelseurkunden ligger till grund för vilka som tecknat aktier och hur många. Bolagsordningen är viktig för att se om det finns olika aktieslag som ska anges. Om du skapar en ny aktiebok därför att den gamla saknas behöver du dessutom samla in handlingar som visar vad som hänt efter bolagsstart, exempelvis överlåtelseavtal och beslut eller protokoll vid nyemissioner.
Bygg upp aktieboken med numrerade aktier
Aktieboken ska innehålla uppgift om varje akties nummer och aktierna ska tas upp i nummerföljd. Det innebär att du ska använda en sammanhängande numrering och se till att det framgår vilka aktienummer som hör till respektive aktieägare. För varje aktieägare ska du föra in namn, personnummer eller organisationsnummer samt postadress. Om bolaget har olika aktieslag ska det framgå vilket slag aktierna tillhör. Om aktiebrev har utfärdats ska det också anges.
Så gör du vid bolagsstart
När bolaget är nytt börjar du med att föra in stiftarna som aktieägare och deras innehav enligt stiftelseurkunden. Därefter kopplar du innehavet till aktienumren så att det blir tydligt vilka aktier varje aktieägare har. När aktieboken är ifylld ska summan av aktier stämma med bolagets totala antal aktier.
Så gör du om aktieboken har försvunnit
Om aktieboken är borttappad behöver du skapa en ny genom att återgå till startläget och sedan ta dig fram till dagens ägarbild. Du utgår från stiftelseurkunden och för därefter in ägarförändringar och bolagshändelser utifrån bolagets handlingar. När du är klar ska aktieboken visa aktuella aktieägare med rätt uppgifter och en numrering som är sammanhängande och korrekt kopplad till ägarna.
Datum ska framgå
När du skapar aktieboken ska du se till att datum för teckning, förvärv eller överlåtelse framgår, så att det går att se när uppgifterna började gälla och vem som var aktieägare vid en viss tidpunkt.