Enligt Aktiebolagslagen (ABL) är aktieboken en offentlig handling och ska vara tillgänglig för insyn. När en begäran om att få ta del av aktieboken görs, ska den lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Det finns inga krav på att den som begär ut aktieboken ska behöva besöka en fysisk plats för att få tillgång till den.
Digital utlämning
Om aktieboken hanteras eller lagras digitalt, ska den också lämnas ut digitalt. Detta för att säkerställa enkel och likvärdig tillgång oavsett var personen som begär handlingen befinner sig. Att endast erbjuda en fysisk kopia är inte förenligt med lagens krav på tillgänglighet och insyn.
Om aktieboken enbart finns i pappersformat, ska den digitaliseras innan utlämning. Det är bolagets ansvar att hantera detta på ett sätt som gör det möjligt att lämna ut handlingen i digital form.
Om dataskyddsregler
Det kan finnas frågor om hur GDPR påverkar utlämningen av aktieboken, men enligt lagstiftningen gäller Aktiebolagslagen i detta fall. Det innebär att aktieboken måste lämnas ut vid en begäran. Den som mottar informationen har sedan ansvar för att hantera den i enlighet med gällande dataskyddsregler.
Du får inte ställa några krav eller skriva kontrakt med mottagaren innan utlämnandet av aktieboken.
Ansvar vid uteblivet utlämnande
Om aktieboken inte lämnas ut i enlighet med lagstiftningen, kan styrelsens medlemmar hållas personligt ansvariga. En fördröjning, vägran eller annan form av hindrande av utlämning kan leda till böter eller fängelse i upp till ett år.
För att undvika rättsliga konsekvenser är det därför viktigt att bolaget ser till att aktieboken är tillgänglig och att begäran hanteras utan dröjsmål.
Tidsramar för utlämning
Enligt Justitieombudsmannen (JO) ska besked om en begäran om att få ta del av en offentlig handling ges samma dag som begäran görs. Om det tar tid att ta fram handlingen, får beskedet endast dröja någon eller några dagar. Därefter ska aktieboken omedelbart lämnas ut.
Detta innebär att bolaget har en begränsad tidsfrist på några dagar att följa och att onödiga förseningar bör undvikas. En snabb och korrekt hantering av begäran bidrar till att säkerställa transparens och följsamhet till lagstiftningen.